Project Management : Software - Weekly Meeting

Dalam suatu Project Software, perlu disepakati adanya Weekly Meeting untuk memastikan seluruh progress berjalan dengan baik. Dengan weekly meeting ini, masalah-masalah yang ditemukan di lapangan selama seminggu dapat diutarakan dan dicarikan solusinya bersama-sama. Weekly meeting biasanya memakan waktu 1 sampai dengan 2 jam. Pihak konsultan biasanya yang lead meeting ini. Weekly meeting harus disepakati pada saat Project Kick Off di saat awal, agar setiap personal yang terlibat di project dapat mengatur waktunya setiap minggu untuk menghadiri meeting ini. Waktu meeting sebaiknya disepakati di depan, sehingga setiap orang setiap minggu nya tidak perlu bertanya lagi kapan waktu meeting minggu ini akan dilaksanakan. Namun demikian, sehari sebelum meeting tetap harus dikirimkan undangan resmi ke setiap personal yang terlibat di project ini untuk menghadirinya.

Weekly meeting biasanya dibuka oleh perwakilan dari User dan kemudian di lead oleh Project Manager atau Business Analyst. Isi dari weekly meeting adalah :
1. Progress Report
2. Review Tahapan Sebelumnya
3. Outstanding Issue : Technical
4. Outstanding Issue : Non - Technical
5. Persiapan Tahapan Selanjutnya
6. Schedule Project : Overall (Reminder)

Progress Report 

Bagian ini memaparkan apa saja yang sudah dilakukan semenjak Project Kick Off sampai dengan hari ini. Hal ini perlu dilakukan untuk me-refresh informasi kepada semua peserta meeting, bahkan beberapa peserta meeting adalah orang yang belum pernah mengikuti weekly meeting sebelumnya.

Activity menunjukan kegiatan yang sudah dilakukan sampai dengan hari ini. Tanggal di sana menunjukan tanggal start nya. Di bagian keterangan, kita bisa mencantumkan keterangan atas kegiatan yang sudah dan sedang dilakukan. Keterangan biasanya diperlukan untuk mengisi status atas On Going activity, sehingga semua peserta meeting dapat segera memahami sampai dimana kegiatan yang sedang berjalan. Contoh di atas tahap Coding/Development sedang berlangsung, akan lebih baik bisa tambahkan dengan prosentase progress dan sudah sejauh mana coding yang sudah dilakukan. Misahlnya dari 12 modul yang sedang dikerjakan saat ini sudah 8 modul yang siap, tinggal 4 modul lagi, sehingga dengan tenggat waktu yang ada, peserta meeting dapat menduga tahapan ini akan still on time atau akan delay.

Review Tahapan Sebelumnya

Saat meeting dilaksanakan, seringkali tahapan sebelumnya baru saja selesai, sehingga peserta meeting perlu mengetahui secara detail atas hasil penyelesaian tahap tersebut, untuk memastikan agar hasil dari tahapan sebelumnya, sesuai dengan yang diharapkan.

Outstanding Issue : Technical

Bagian ini menampilkan issue-issue technical apa yang sudah done dan issue apa yang masih dalam progress penyelesaian. Bagian ini terutama untuk mendiskusikan item yang masih pending dan berpotensial delay. Untuk schedule yang sudah delay, pembahasan langsung ditujukan pada issue yang menyebabkan schedule menjadi delay.

Issu ID merupakan kode nomor urut issue. Description menjelaskan issue tersebut secara detail. Created by merupakan personal yang memunculkan issue tersebut. Date Assign adalah tanggal saat dimunculkan nya issue tersebut pertama kali, due date adalah target waktu penyelesaian atas issue tersebut. Module adalah modul dari software yang sedang dikerjakan. Severity adalah peringkat pentingnya penanganan issue mulai dari critical, major, urgent, important dan nice to have. Status menunjukan posisi penyelesaian issue saat ini yang terdiri dari : new, on going, done, re-open, out of scope, drop.

Outstanding Issue : Non Technical 


Setelah issue technical, dilanjutkan dengan issue-issue non technical yang menyebabkan pekerjaan menjadi delay atau berpotensi menyebabkan delay. Contoh dari issue ini adalah pengaturan prioritas waktu dari user yang terlibat di pekerjaan, penentuan user pengganti bila personal utama nya berhalangan, penyiapan data-data yang dibutuhkan. Issue ini biasanya bersifat koordinatif.

Persiapan Tahapan Selanjutnya

Hal biasanya memastikan agar orang-orang yang terlibat di tahap selanjutnya sudah dipastikan availabilitynya, dan dilanjutkan dengan mengirimkan undangan ke setiap orang yang terlibat di tahap tersebut. Selain itu juga memastikan ruangan atau infrastruktur yang nantinya diperlukan. Sebagai contoh, untuk memasuki tahap UAT, hal -hal yang harus disiapkan adalah : kepastian jadwal tester, kesiapan test script, ruangan testing, komputer untuk test, apakah aplikasi sudah diinstal pada komputer yang bersangkutan, apakah user account dan password sudah di sediakan, apakah undangan resmi sudah dikirimkan dengan cc atasan masing-masing. Bila salah satu item di atas terlewakan, maka pelaksanaan UAT kemungkinan akan mendapat masalah.

Schedule Project : Overall (reminder)

Schedule project perlu selalu ditunjukan pada weekly meeting untuk mengingatkan semua personal kapan seluruh pekerjaan akan tuntas, apa tahap selanjutnya dan persiapan apa yang perlu dilakukan. Dalam pelaksanaan project software, seringkali jadwal harus disesuaikan dengan situasi yang ada. Misalnya ada suatu pekerjaan yang bersifat urgent yang diprioritaskan oleh perusahaan user, sehingga project menjadi delay, untuk itu schedule project harus disesuaikan dengan jadwal yang baru. Namun demikian harus selalu diperhatikan bahwa perubahan jadwal ini harus mendapat persetujuan semua pihak dan semua pihak mengetahui persis konsekuensi dari perubahan jadwal tersebut. Project management yang baik seharusnya bisa mengantisipasi keseluruhan project dengan baik dan selalu menerapkan "no suprises policy".